TAG in Evernote

Utilizzando Evernote, uno strumento che spesso può passare inosservato, è quello dei tag.

I tag li conosciamo tutti: non sono altro che delle etichette che possono essere associate ad un file, ad una immagine, più in generale ad un elemento per poterlo catalogare o ricercare più velocemente.E’ un po’ come se mettessimo delle etichette o dei post-it alle pagine di un libro che stiamo leggendo, per poi ritrovare velocemente i capitoli che hanno in comune un argomento. I tag tra l’altro sono uno strumento trasversale, ovvero che rimane uguale indipendentemente dal software che stiamo usando: li troviamo nei programmi di fotografia (ad esempio Lightroom), li troviamo in Todoist, nel Finder del Mac, in Gmail e molti altri email client, ecc.

Anche Evernote ha quindi i suoi tag: possiamo utilizzarli associandoli alle nostre note.

Ma quali sono i vantaggi reali nel loro utilizzo?

Innanzitutto iniziamo col dire che i tag hanno 3 caratteristiche che li rendono interessanti, ovvero:

  1. Sono (praticamente) illimitati. Ogni account può creare un massimo di 100.000 tag
  2. ogni nota può avere più tag associati
  3. i tag possono essere raggruppati su più livelli, creando una vera e propria gerarchia

Queste caratteristiche ci permettono di organizzare le nostre note in modo nuovo, completamente differente rispetto all’utilizzo “tradizionale”. Di norma, infatti, soprattutto all’inizio, è normale utilizzare molti taccuini – magari un taccuino per ogni progetto – contenente le note relative al progetto stesso.

Questo sistema è, possiamo dire, naturale, di semplice comprensione, veloce e facile da implementare. Ma non è la soluzione migliore, soprattutto quando i taccuini iniziano ad aumentare di numero.

Può infatti capitare che il limite dei taccuini per account (250) venga raggiunto. Inoltre, c’è un altro aspetto da tenere in considerazione: i taccuini si possono “impilare” in stack, ma non è possibile creare una gerarchia ulteriore. Infine, se una nota è pertinente a più taccuini, sono costretto a duplicarla, oppure ad inserire solo il link.

Questi limiti possono essere superati con una organizzazione delle note basata sui tag. Vediamo come fare.

Innanzitutto è necessario un setup preventivo. Per prima cosa dobbiamo ridurre drasticamente il numero di taccuini, passando ad uno schema che ne preveda al massimo 3 o 4. Per fare ciò abbiamo principalmente due strade:

  1. creare taccuini per “ambito”, intendo per “macro argomento”, ad esempio: “lavoro”, “personale”, “famiglia”. Così avremo solo 3 taccuini che contengono tutte le nostre note, suddivise appunto in funzione dell’ambito in cui ricadono
    2.creare taccuini per “funzione”, ovvero: un taccuino per le note nuove appena scritte “New” e un taccuino “Acrhivio” contenente tutte le nostre note, senza apparente distinzione. In questo caso, le note passeranno da “New” ad “Archivio” solo dopo essere state taggate. Quando creo una nuova nota non dovrò quindi preoccuparmi in quale taccuino metterla, perché la scelta sarà limitata ad un numero molto basso. Parleremo di questo setup in un articolo e puntata podcast dedicato.

Vediamo ora come organizzare i tag. Dobbiamo quindi disegnare la gerarchia dei nostri nuovi tag: questa fase è ovviamente differente per ciascuno di noi e deve essere svolta in funzione del proprio approccio mentale, questo perché la tabella dei tag in Evernote sarà la nostra nuova pagina principale che consulteremo quando vogliamo avere una visione d’insieme. Per creare questa struttura possiamo seguire alcune indicazioni base: trovare un articolo molto interessante sul blog di Michael Hyatt dove ci sono alcuni esempi esplicativi. Vediamo ora in sintesi alcune delle linee guida da seguire.

Innanzitutto creiamo dei tag da usare come “contenitore” di altri tag, una sorta di macro categorie. Questi tag conviene farli iniziare sempre con un carattere speciale, ad esempio il “.”: questo perché così sono più facili da richiamare quando ne abbiamo bisogno. Unica attenzione quella di non usare come carattere speciale @,# e ! in quanto sono usati da Evernote per identificare nelle email elementi alcune elementi (ne parleremo in un altro post)

.persone
.progetti
.deadline

All’interno del tag .persone possiamo creare i nomi dei nostri collaboratori:

>marco
>stefania
>luigi
>antonella

All’interno del tag .progetti andremo ad inserire tutti i nostri progetti:

.sito_web
.marketingXY
.speechZZ

Così facendo, una volta che ho creato una nota, è sufficiente attribuirle i tag per poterla poi trovare molto velocemente.

Questo approccio può sembrare articolato ma in realtà ci permette di avere sia una visione d’insieme moto più chiare, sia di trovare le note più velocemente. Ricapitolando, l’importante è avere un setup così strutturato:
- pochi taccuini (2 o 3 al massimo come indicato sopra)

  • tag strutturati secondo le nostre esigenze

Aggiungo un particolare importante: la struttura dei tag “contenitori” può/deve essere studiata e adattata secondo le esigenze. Ad esempio, è possibile utilizzare tag che iniziano tutti con la stessa lettera, per fare si che si trovino più facilmente in determinati casi. Vi consiglio di leggere anche l’articolo di Andrea Loris Perazzoli, che approfondisce proprio questo aspetto. ### Cosa fare

Ridurre i taccuini

Ridurre i taccuini (massimo 3) secondo un setup intelligente (vedi articolo sul “Il setup di Evernote”)

Identificare le macro aree

Creare una lista di aree coerenti con la nostra attività, all’interno delle quali andremo a raggruppare elementi simili. Esempio:

area “Progetti”
area “Persone”
area “Luoghi”
area “Deadline”
area “Clienti”

Popolare le aree

Per ciascuna area, identificare le attuali componenti. Esempio:

Area “Persone”:

Michela
Laura
Antonio
Stefano

Area “Luoghi”:

Bologna
Milano
Roma
NewYork

Creare la gerarchia dei TAG

Creare un tag per Area (anteponendo un carattere speciale tipo . ) ed aggiungere all’interno gli altri tag (anche questi identificandoli con un carattere, per una migliore leggibilità)

Ascolta “L'uso dei TAG in Evernote” su Spreaker.

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