Evernote Business: una marcia in più per i gruppi di lavoro (piccole aziende e PMI)

Evernote Business è un prodotto poco conosciuto in Italia. Usato da più di 200 milioni di utenti nel mondo, è arrivato in Italia da pochi anni. In questo articolo ti spiego a cosa serve e perché può essere un’ottima alternativa a prodotti che – probabilmente – stai già usando. E scoprirai che può darti una marcia in più.

Cos’è e a cosa serve

Evernote Business è un sistema di collaborazione. Ha quindi l’obiettivo di agevolare il lavoro di gruppo, fornendo strumenti che migliorano la produttività e la comunicazione, rendendo così il personale dell’azienda (un piccolo team, un intero reparto, o l’azienda nella sua completezza) più efficace ed efficiente. Iniziamo subito col dire che tutte le attività che svolge Evernote Business, oggi – in un modo o nell’altro – le stai già facendo.

I tuoi collaboratori svolgono quotidianamente azioni utilizzando strumenti digitali e non. Facciamo qualche esempio per capirci.

  • Archiviazione di file. Magari utilizzi Dropbox, OneDrive o Google Drive. Oppure salvi i file sul tuo server aziendale, affinché gli utenti della tua azienda possano condividerli. Avrai creato delle cartelle condivise per i vari gruppi di lavoro (amministrazione, vendite, produzione, ecc)
  • Posta elettronica. Le email più importanti, relative ad un progetto, probabilmente le memorizzi sul tuo server o su quello del provider. Se sono comunicazioni importanti, fai il backup di queste email per poterle trovare velocemente?
  • Documenti relativi ad una riunione. Durante un meeting (interno all’azienda, con un fornitore o un cliente) gli appunti prende che ciascun componente, che fine fanno? Utilizzi un documento Word – ad esempio – che poi fai “girare” a tutti gli interessati affinché venga aggiornato con i propri commenti? E magari poi lo devi condividere con il fornitore/cliente.
  • Raccolta di informazioni. Quando il tuo reparto marketing o vendite cerca informazioni sul web, dove le raccoglie? Probabilmente le salva nei preferiti del browser. Ma poi come le condivide? Come può discuterne con altri colleghi?
  • Documenti cartacei. A volte ci sono documenti cartacei (ricevute aziendali o personali, documenti di identità personali, biglietti da visita, volantini, etc) che non vengono inseriti del documentale aziendale, ma che servono comunque alla persona, per motivi di lavoro. Dove li archivi? Sulla scrivania? In un cassetto? In un raccoglitore?
  • Appunti. Quanti bloc-notes usi per prendere appunti? Durante una riunione, o più semplicemente mentre devi stilare un progetto. O, ancora meglio, quando hai un’idea: dove la scrivi per non perderla e poterla elaborare in un secondo momento? I tuoi collaboratori come fanno?
  • Note vocali. E se l’idea ti viene mentre sei in auto o comunque non hai a disposizione carta e penna? Durante un meeting, hai la necessità di registrare gli interventi
  • Contenuti editoriali. Relazioni ed articoli (magari per il tuo blog aziendale) li scrivi con Word?

Questi sono solo alcuni esempi di attività che vengono svolte quotidianamente in tutte le aziende, grandi o piccole. Ma cosa c’entra quindi Evernote Business? Semplice. Con Evernote il tuo team può fare tutto quanto, in modo più semplice, veloce, produttivo e sicuro. Vediamo come e perché.

Cosa puoi fare con Evernote Business e come

Evernote business è quindi un contenitore per qualsiasi tipo di file (audio, video, office, email, pdf), appunti ed email. La sua struttura è formata da 5 elementi principali:

  1. le note: solo l’elemento base, che contiene tutto quando indicato sopra
  2. i taccuini: contengono le note
  3. gli spazi: aree di lavoro condivise da un gruppo di utenti, che contegno note e taccuini. Hanno lo scopo di organizzare il lavoro del/dei team per progetti
  4. i tag: servono per organizzare e catalogare le note
  5. la work chat: un sistema di messaggistica in tempo reale tra, all’interno del sistema.

Ciascun utente ha un proprio account, dove può inserire note e taccuini aziendali (quindi condivisibili con tutta l’azienda e – di fatto – di proprietà dell’azienda) o personali (visibili solo a lui e di sua proprietà). L’utente amministratore gestisce tutti i privilegi e la struttura generale della piattaforma. Vediamo, utilizzano gli esempi fatti prima, cosa e come si possono utilizzarne le potenzialità.

  • Archiviazione di file. Posso caricare su Evernote qualsiasi file, che sarà poi disponibile all’utente o all’azienda, in funzione dei privilegi. Inoltre, essendo l’app di Evernote presente su più dispositivi (PC/MAC, mobile iOS/Android, web), l’acceco ai dati è sincronizzato e disponibile quindi su qualsiasi dispositivo. Anche offline.
  • Posta elettronica. Le email più importanti possono essere caricate su Evernote e collegate ad un progetto, così da avere tutto in un solo posto e con un’unica applicazione.
  • Documenti relativi ad una riunione. Durante un meeting (interno all’azienda, con un fornitore o un cliente) prendere appunti con Evernote Business permette di condividere quanto abbiamo scritto, avendo quindi un maggiore ordine.
  • Raccolta di informazioni. Grazie a Web Clipper, posso salvare link e screenshot in Evernote, condividendo con i colleghi se necessario, ed avendo – anche in questo caso – tutto ordinato e presente su un’unica piattaforma condivisa.
  • Documenti cartacei. Grazie all’app per smartphone, con un semplice clic e la fotocamera, posso memorizzare in Evernote qualsiasi documento cartaceo.
  • Appunti. Evernote diventa un bloc-notes digitale. Semplice, pulito, sempre presente (anche offline)
  • Note vocali. Con un clic memorizzo note vocali e registrazioni audio
  • Contenuti editoriali. Scrivere un articolo o un testo con Evernote fornisce sicurezza e la possibilità di condividere e ricercare le informazioni più velocemente

In estrema sintesi, grazie ad Evernote Business, la tua azienda ha 2 vantaggi principali:

  1. Tutte le informazioni ed i contenuti sono all’interno di un unica piattaforma, disponibile – se necessario – agli utenti che possono condividerle e lavorarci assieme. E’ un passaggio molto importante: così facendo tutti i contenuti prodotti sono sotto il controllo dell’azienda e non lasciati al singolo che potrebbe – anche solo per errore – perderli e non trovarli più. Pensiamo a casi concreti: quando un dipendente si licenzia, o, peggio, viene licenziato. Tutto quanto ha prodotto in termini di contenuti, documenti, attività, c’è il rischio che vadano persi. Grazie ad Evernote Business questo pericolo non c’è più.
  2. La ricerca delle informazioni diventa un processo snello e veloce, ottenendo un risparmio in termini di tempo veramente rilevante. Vediamo perché.

La ricerca delle informazioni in Evernote Business

L’aspetto tecnologico più affascinante di Evernote – e che lo distingue da tutti gli altri sistemi di archiviazione – è certamente la funzione di ricerca dei documenti. Il motore, dotato di algoritmi di intelligenza artificiale, è capace di trovare i documenti che ti servono, velocemente. La ricerca infatti viene effettuata anche all’interno dei file caricati (ad esempio file Office, Excel, Word, pdf) e persino nei documenti cartacei scritti a mano.

Inoltre il sistema propone anche contenuti di contesto, ovvero informazioni reperite su fonti predefinite, che possono essere utili ai fini della ricerca. Facciamo un esempio: se sto cercando un documento che contiene i nomi di alcune persone, Evernote Business mi proporrà anche i profili LinkedIn di quelle persone.

Come usare Evernote Business in pratica.

Mi piace sempre tradurre la teoria in pratica, ecco quindi alcuni esempi di come potresti utilizzare Evernote Business nella tua azienda. I settori che sicuramente possono trarre più vantaggi da questa applicazione sono la Direzione, il reparto Vendite ed il Marketing.

Esempio 1

  • Settore di applicazione: Marketing
  • Utenti coinvolti: 4 (3 Marketing + 1 Direzione Aziendale)

La macro struttura (setup) potrebbe essere di questo tipo:

  • Spazi. Utilizzare uno spazio per ogni progetto, ovvero:
  • nuovo prodotto, benchmark concorrenza, sviluppo di un prodotto
  • Taccuini. Utilizzare i taccuini per contenere note attinenti allo stesso argomento, ad esempio nel caso del progetto “nuovo prodotto” questi possono essere i taccuini:
  • Ricerca prodotti simili, Modelli per la costruzione del prodotto, Prezzo

Esempio 2

  • Settore di applicazione: Vendite
  • Utenti coinvolti: 5 (3 venditori, 1 area manager, 1 direzione aziendale)

In questo caso uno dei possibili setup è quello che prevede un taccuino per ogni cliente, sempre se il numero totale di clienti non supera i 250. All’interno del taccuino ciascuno può inserire le note che desidera, relative a quel determinato cliente. L’utilizzo dei tag in questo caso è consigliato, perché permette di ricercare poi le informazioni ed ordinarle per argomento (ed esempio: nuovo cliente, lead, informazione di marketing)

Come integrare Evernote Business con altri tool

Evernote Business può essere integrato con altri tool, al fine di migliorare ulteriormente il lavoro del team. Todoist Business è il complemento ideale, per gestire tutti i task, individuali e di gruppo.

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