Quando vogliamo iniziare un processo per aumentare la nostra produttività o quella di uno specifico team, o dell’intera azienda, uno dei punti sui quali mettere l’attenzione, è la lista delle cose da fare, la così detta to-do-list.

Tutti abbiamo una to-do-list. Alcuni la tengono in mente, altri la scrivono su post-it o foglietti improvvisati tali, oppure su usano agende, calendari o software creati apposta con questo obiettivo.

Voglio raccontarvi ora qual’è il metodo che io uso, che insegno ai corsi sulla produttività e che – ne sono certo – vi permetterà di ottimizzare al meglio la vostra to-do-list, risparmiando tempo e raggiungendo gli obiettivi.

La certezza di quanto vi sto raccontando proviene esclusivamente dall’esperienza mia e di migliaia di persone che quotidianamente seguono questi consigli.

To-do-list: quale strumento digitale usare?

Ovviamente è necessario farsi aiutare da uno strumento digitale, un’applicazione creata apposta per questo scopo. Mi riferisco a Todoist. Perché?

  1. E’ semplice e veloce
  2. L’interfaccia utente e l’interazione con l’utente è rapida
  3. Si integra con Evernote
  4. Esiste sia nella versione mono-utente che multi-utente (business, quindi adatta a gruppi e aziende)
  5. E’ multipiattaforma (iOS, Android, PC/MAC, web)

Personalmente ritengo il fattore velocità e interfaccia utente, due caratteristiche fondamentali per un’app del genere: quando dobbiamo prendere nota di una nuova attività, l’input deve essere rapido, immediato, con il minor numero di azioni da compiere.

Todoist, tra quelle che ho provato, è proprio così. Basti pensare all’input intelligente delle date

L’app non basta. Serve un setup dedicato.

Altra regola d’oro, una volta individuato il software che può aiutarci nella gestione delle nostre attività, è creare un corretto e personalizzato setup.

Senza un corretto setup nessuna applicazione potrà mai aiutarci al 100% nel raggiungere i nostri obiettivi di produttività. Anzi. La maggior parte delle volte sarà inutile o addirittura controproducente.

Cosa intendo per setup? Come crearne uno idoneo?

Nel caso di Todoist è fondamentale definire i Progetti, le Etichette ed i Filtri corretti, così da avere sempre tutto sotto controllo. Un consiglio generale che posso dare è il seguente:

  • Utilizzare i Progetti per raccogliere i task che riguardano lo stesso progetto (cosa abbastanza scontata)
  • Utilizzare le Etichette per definire la tipologia di task (email, telefonata, meeting, etc) ed il tempo previsto per il suo svolgimento (10minuti, 30minuti, AllDay, etc)
  • I filtri a questo punto diventano comodi per raccogliere i task che – ad esempio – possono essere più urgenti

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