Se mi conosci o hai esplorato in qualche modo il mio blog, sai che sono un appassionato di tool digitali per aumentare la produttività. Proprio per questo motivo sono stato tra i primi Consulenti Certificati Evernote in Italia.

Gli strumenti digitali che mi accompagnano sul lavoro e nella vita quotidiana li ho selezionati con cura e posso dire di conoscerli decisamente bene: Evernote, Todoist, Pipedrive.

Oggi però voglio soffermarmi su un aspetto che a volte - mea culpa - ho sottovalutato o dato per scontato: è un grave errore utilizzare solo strumenti digitali. Carta e penna non vanno abbandonati, ma integrati in modo intelligente. Vediamo perché.

Il così detto mondo "paperless", cioè "senza carta" era qualcosa di utopico, che però oggi è possibile implementare. Grazie infatti ad una serie di tool digitali, in teoria, la carta non serve più.

Ma se vogliamo raggiungere un livello di produttività decisamente alto, dobbiamo considerare di adottare un sistema che integri strumenti digitali e analogici.

Se guardiamo l'evoluzione che c'è stata negli ultimi anni negli strumenti digitali, possiamo avere conferma di ciò.

  • L'evoluzione degli strumenti di scrittura come ad esempio l'Apple Pencil
  • I quaderni Moleskine che si integrano con Evernote
  • Servizi che copiano in cloud interi quaderni (Mod)
  • Penne che scrivono normalmente ed allo stesso tempo registrano in digitale (Livescribe)

La carta ha però molti vantaggi:

  • Non ci sono "funzioni", menu, combinazioni di tasti, da memorizzare
  • La formattazione la decidiamo mentre scriviamo
  • L'accesso è velocissimo: qualsiasi app, software o dispositivo hardware sarà sempre più lento di un bloc-notes.
  • Gli scritti su carta sono sempre leggibili. Certo, oggi con il digitale possiamo ampliare al massimo la nostra "memoria", ma pensiamo ad esempio se dovessimo leggere oggi un nostro scritto fatto alcuni anni fa con WordStar e memorizzato su un floppy da 5". Non sarebbe possibile...
  • Non ci sono distrazioni. Scrivere su un dispositivo elettronico ci espone ad un numero di notifiche elevato, che spesso non possiamo neppure disabilitare.
  • Scrivendo sul nostro bloc-notes lavoriamo in mono-tasking: questo ci permette di essere più concentrati, meno stressati e quindi più produttivi.
  • E' più salutare. Gli schermi, anche se in minima parte, affaticano di più la nostra vista.
The Medium Method by Chad Hall

I vantaggi del digitale li conosciamo molto bene.

Per questo motivo, al fine di trarre il massimo vantaggio, riuscire ad organizzarsi con un metodo che integri sistemi on-line (tool digitali) e off-line (bloc-notes ed altri) è una sfida interessante e divertente che - se vinta - porta innumerevoli benefici.

Chad Hall ha realizzato un suo metodo, chiamato The Medium Method, che può essere un buon punto di partenza da studiare. Ecco come funziona.

Cosa serve:

  • un bloc-notes principale
  • un bloc-notes da viaggio
  • post-it
  • app per gestire le "cose da fare" (Todoist)
  • app per le note (Evernote)

Non entro nel dettaglio del metodo (che puoi leggere qui) e mi soffermo sul funzionamento base.

  • il bloc-notes principale è il fulcro di tutto, dove vengono presi gli appunti e le note giornaliere. Fondamentale è, su ogni pagina, indicare in alto la data alla quale fanno riferimento i contenuti
  • il bloc-notes da viaggio viene usato - ovviamente - durante gli spostamenti, per ridurre il rischio di danneggiare o peggio perdere il taccuino principale
  • i post-it hanno la funzione di indicare i task giornalieri
  • Todoist registra tutti i task
  • Evernote (o OneNote) memorizzano tutte le informazioni che riteniamo più importanti, prese dal bloc-notes principale

Il workflow prevede che ogni sera vengano copiati gli appunti dal taccuino di viaggio su quello principale, siano poi riportate le info più importanti su Evernote, completati i task su Todoist ed aggiunti quelli nuovi.

Devo dire che personalmente questo workflow non piace. Credo si possa migliorare in qualche modo....

Quindi cosa devo fare?

In definitiva, è fondamentale non lasciare carta e penna ma integrare questi strumenti con tool digitali.

Scegli gli strumenti digitali

Todoist ed Evernote sono ovviamente il mio consiglio. Aggiungi anche Pipedrive se devi scegliere (o cambiare) il tuo CRM

Scegli gli strumenti analogici

Un bloc-notes non è sufficiente. Puoi dedicare notebook a progetti oppure averne uno principale e altri dedicati a momenti diversi

Prova un wokflow, testalo, cambialo e riprovalo

Il flusso di lavoro che usi, farà la differenza. Sono necessarie varie prove, perché è impossibile trovare la giusta soluzione subito.

Hai un tuo metodo? Fammi sapere quale!

A presto.

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