Già, il backup dei dati di Office365.

Il luogo più comune è quello di pensare che Office365 sia già un backup dei tuoi dati, oppure che Microsoft lo faccia per conto tuo.

Sbagliato. Microsoft non offre - tra i tanti servizi - un backup dei dati di Office365, spesso c'è questa convinzione figlia del fatto che una piattaforma in cloud sia di conseguenza già protetta. Ma non è così (almeno in questo caso).

Leggendo il contratto di Microsoft appare chiaro che la casa americana di deve occupare della così detta availability della piattaforma, ovvero di offrire un servizio sempre disponibile ed accessibile.

E ci riesce decisamente bene. Questo perché l'infrastruttura di Microsoft è ridondata su vari data center sparsi in aree geografiche differenti e utilizza tecnologie all'avanguardia.

Quindi, riassumendo, quando scegliamo di utilizzare Office365, Microsoft da contratto deve fornirci un servizio (quasi) sempre disponibile, ma questo non significa fornire anche un backup dei dati. Sono due cose molto differenti tra loro.

Cos'è Office365 e perché un backup dei dati può essere utile?

Office365 non è solo "email". Quando aderiamo a questa piattaforma abbiamo a disposizione molti servizi di collaboration che ci permettono di essere più produttivi e di adottare anche politiche di smart working o lavoro da remoto.

Ad esempio:

OneDrive: uno spazio (1TB) di dati a disposizione per ciascun utente, con il quale posso condividere file, informazioni, immagini etc

Calendario e Contatti: una rubrica di contatti centralizzata ed un calendario che mi permette di gestire il tempo in maniera efficace, anche in collaborazione con i colleghi

SharePoint: una delle applicazioni più usate in ambito business, un vero e proprio "portale" completamente configurabile dall'azienda per fornire a tutti i dipendenti o collaboratori uno spazio di informazione e condivisione comune.

Email: la nostra casella di posta personale, il mezzo più utilizzato per comunicare

Teams: lo strumento di Microsoft dedicato alle riunioni virtuali, con chat e video meeting

Pensiamo per un momento alla quantità di dati che abbiamo all'interno di queste applicazioni.

Cosa succede - per esempio - se....

  • Cancello un dato (una email, un file, una presentazione) per errore
  • Qualcuno cancella deliberatamente dei dati
  • Un attacco informatico blocca l'accesso a determinati file

Microsoft ha delle policy per il recupero dei dati, come ad esempio quella di poter recuperare dal "cestino" una informazione cancellata erroneamente entro 93 giorni. Il problema è che queste policy non sono modificabili e spesso non sono sufficienti a proteggere adeguatamente le nostre informazioni.

Pensiamo ad esempio ai dati di un utente che è uscito dall'azienda, ma dopo 1, 2 o 3 anni muove una azione legale (per un qualsiasi motivo): possiamo recuperare tutte le sue email, i file, i contatti?

Diventa quindi fondamentale avere una copia di backup di tutti nostri dati presenti su Office365, copia che segue le nostre politiche di retention, alla quale possiamo accedere quando e come vogliamo.

Quale soluzione per il backup di Office365?

Esistono diverse soluzioni a questo problema. Per realtà small business, ad esempio, alcuni vendor di sistemi di backup forniscono già software che svolgono questa attività.

QNAP e Synology - per citarne due tra i più conosciuti: il primo (che uso personalmente) grazie a Boxafe permette di effettuare un backup di tutti gli account collegati al dominio Office365, in modo automatico e semplice.

Una soluzione enterprise, adatta ad aziende che hanno anche una loro infrastruttura di server virtualizzati, è quella proposta da Veeam, con Backup for Office365: in questo caso è possibile decidere se registrare le informazioni sul proprio CED on premise o su un data center esterno, seguendo quindi la regola del 3-2-1.

Per saperne di più su questo tipo di soluzione, puoi rivedere il Webinar (1 ora) che ho realizzato con Veeam e Fastweb: clicca qui per rivedere il video!